Privacyverklaring

1.      Algemeen

Wandelclub De Bavostappers Zittaart vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

Als Wandelclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Wandelclub De Bavostappers Zittaart vzw
Zetel: Olmsebaan 204, 2450 Meerhout
Emailadres: geuensp@gmail.com
Telefoon: 014 30 23 47 – 0477 19 05 48

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

2.      Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Wandelclub De Bavostappers Zittaart vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. lidmaatschap en verzekering (contractuele grond)
  • Communicatie met leden: versturen van nieuwsbrieven, mails, … (gerechtvaardigd belang)
  • Administratie deelnemers aan wandeltochten: verwerking gegevens i.f.v. deelname
    deelnemers leden (contractuele grond)
    deelnemers niet-leden (contractuele grond)
  • Administratie deelnemers aan clubactiviteiten: verwerking gegevens i.f.v.
    deelname
    deelnemers leden (contractuele grond)
    deelnemers niet-leden (gerechtvaardigd belang)
  • Communicatie met deelnemers aan organisaties
    deelnemers niet-leden
    (contractuele grond)
  • Beheren van social media: deelnemers/leden, deelnemers/niet-leden, contacten bij andere clubs, vrijwilligers, sympathisanten, sponsors, contacten bij de (lokale) overheid of federatie
  • sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
  • gerichte foto’s (toestemming)
  • Beheren clubwebsite/clubblad (gerechtvaardigd belang)
  • Bestuurders (gerechtvaardigd belang)
  • Leden (gerechtvaardigd belang)

Persoonlijke gegevens – familienieuws (toestemming)

  • Sponsors (contractuele grond)
  • Bijhouden gegevens sponsors en steunende leden (gerechtvaardigd belang)
  • Financiële administratie: verwerking gegevens i.v.m. betalingen/facturatie
    deelnemers leden, niet-leden, sponsors (contractuele grond)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

3.      Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, leeftijd, clubnummer, lidnummer, aansluitingsdatum bij de club, functie binnen de club, gevolgde opleidingen betreffende sport/wandelen
  • Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
  • Opleiding en vorming
  • Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)
  • Beeldmateriaal
    Het betreft hier foto’s en video’s gemaakt van leden op onze tochten en clubactiviteiten.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 4.      VERSTREKKING VAN GEGEVENS AAN DERDEN-VERWERKERS

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
  • het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
  • het verzorgen (en verspreiden) van ons ledenblad en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

5.    Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, …)
  • Subsidiërende overheden
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
  • De sportfederatie, zijnde…

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

6.      Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7.      Bewaartermijn

Wandelclub De Bavostappers Zittaart vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Wandelclub De Bavostappers Zittaart vzw
verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan drie maanden (inschrijvingskaarten voor tochten van leden en niet-leden)

8.      Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Wandelclub De Bavostappers Zittaart vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9.      Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

10.  Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be

11.  Wijziging privacyverklaring

Wandelclub De Bavostappers Zittaart vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging: 15 juni 2018